Klachtenprocedure

Klachtenprocedure Zwemclub De Honte voor diplomazwemmen, wedstrijdzwemmen en recreatief zwemmen.

Wij streven ernaar eventuele klachten zo snel mogelijk op te lossen. Wanneer u hier niet eens bent met de gang van zaken, verzoeken wij u contact op te nemen met ons door middel van het sturen van een mail naar zcdehonte@hotmail.com. Wij zullen dan zo snel mogelijk contact met u opnemen en samen naar een oplossing zoeken. Wanneer uw probleem of klacht niet naar uw tevredenheid wordt opgelost, kunt u uw klacht kenbaar maken via onderstaande klachtenprocedure.

Klachtenprocedure Zwemclub De Honte

Klacht melden

Als lid of ouder van een lid kunt u uw klacht of probleem schriftelijk kenbaar maken bij het bestuur. Dit kan per e-mail zcdehonte@hotmail.com. In dit bericht vermeldt u uw naam en telefoonnummer, een concrete beschrijving van de klacht en het tijdstip of moment waarop de klacht betrekking heeft.

Klachtbehandeling

Na ontvangst van uw klacht neemt de secretaris of de voorzitter binnen één week contact met u op. In dit gesprek vragen we u, indien nodig, naar meer informatie. Verder maken we in dit gesprek een afsprak met u over de wijze en de termijn van terugkoppeling. De termijn waarin uw klacht wordt afgehandeld, hangt af van de aard van de klacht. Ons streven is uw klacht binnen zes weken af te handelen.

Na het gesprek tussen u en de secretaris of de voorzitter zal uw klacht worden voorgelegd aan het bestuur en/of de verantwoordelijke van de betreffende commissie.

Hoor en wederhoor

Het bestuur hoort ook altijd eventueel andere betrokkenen. Wanneer de klacht of het probleem een lid of vrijwilliger betreft, zal het bestuur contact opnemen met dit lid of deze vrijwilliger voor zijn/haar verhaal. Indien nodig al de vertrouwenspersoon ingeschakeld worden. Het bestuur houdt betrokken leden of vrijwilligers op de hoogte van de afhandeling van de klacht.

Afhandeling

Het bestuur beslist na hoor en wederhoor over de klacht. De secretaris of de voorzitter informeert u zo snel mogelijk over de beslissing. Dit kan zowel telefonisch als schriftelijk gebeuren (de wijze van terugkoppeling is eerder met u afgesproken). Zodra de klacht is afgehandeld, maakt het bestuur een kort verslag, waarin is opgenomen de aarde van de klacht, de analyse van het probleem, de overeengekomen oplossing en de eventuele stappen ter preventie van soortgelijke situaties. Dit verslag zal naar alle belanghebbenden verstuurd worden. Het verslag wordt opgenomen in de jaarlijkse evaluatie van de klachtenprocedure.

Versie 1 november 2017